Zodra binnen een organisatie bekend wordt dat er onderzoek loopt, verandert het gedrag van iedereen die er iets mee te maken heeft. Bestanden verdwijnen, verhalen worden afgestemd en collega’s kiezen positie. Beheersing van de kring van ingewijden is daarom geen formaliteit maar de kern van het onderzoeksplan.
Houd de kring klein en vastgelegd
In de praktijk volstaat een kring van drie: de opdrachtgever, een vertrouwenspersoon of jurist, en de onderzoeker. Leg vast wie wanneer is geïnformeerd. Die lijst is later ook het antwoord op de vraag of er zorgvuldig is gehandeld.
- Beperk toegang tot het onderzoeksdossier tot de vastgelegde kring.
- Voer gesprekken buiten de eigen locatie en zonder agenda-uitnodiging.
- Stel hoor en wederhoor niet uit tot het einde van het onderzoek.
- Spreek vooraf af wat er wordt gecommuniceerd zodra het onderzoek afrondt.
Na de uitkomst
Of het vermoeden nu bevestigd wordt of niet, er volgt altijd een gesprek met de betrokkene en een terugkoppeling aan de organisatie. Een onderzoek dat stilzwijgend eindigt, laat de verdenking hangen – en dat is voor alle partijen de slechtste uitkomst.
